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Wie haben Sie Ihr Personal vor TeamUltim geplant?

Früher wurden die Schichten von einem Minijobber zentral geplant mit Hilfe von Excel und über Emails kommuniziert. Dies war sehr zeitaufwendig, da es immer zu Anpassungen/Änderungen kam.

Wie viel Zeit wurde für die Erstellung eines Plans benötigt?
Mehrere Stunden / Woche (5-7h).

Wie komfortabel war das Ganze für Ihre Mitarbeiter?
Sehr wenig, da der Excel-Plan eigentlich nach Aussendung schon wieder „veraltet“ war und dadurch mehrmals in der Woche geschickt werden musste.

Wie sehr war Ihr Team in den Planungsprozess eingebunden?
Es gab Mitarbeiter die haben immer die gleiche Schicht gearbeitet, daher war dies einfach, aber viele Schichten wurden immer neu besetzt und wir hatten viele „Springer“ die sich eher kurzfristig gemeldet haben.
Das machte dann den Hauptteil der Arbeit aus, da der Planer dies immer wieder neu einarbeiten musste.

Auf welche Herausforderungen stoßen Sie bei der Planung von Schichten?
Das Hauptproblem ist, dass wir mittlerweile leider nur noch wenige „feste“ Schichten in der Woche haben, also die immer von den gleichen Helfern/Teams besetzt werden. Pro Tag bräuchten wir 7 Ehrenamtliche-Helfer, davon tragen sich max. 3-4 am Tag regelmäßig im Voraus ein. Der Rest muss dann doch kurzfristig besetzt werden.

Inwieweit haben sich Ihre internen Prozesse seit dem Wechsel zu TeamUltim verändert?

Benötigen Sie weniger/mehr Zeit für die Planung von Aufgaben?
Sehr viel weniger Zeit… vielleicht 1 Stunde pro Woche, da sich die meisten Helfer mittlerweile selber eintragen. Auch das Aufsetzen neuer Teammitglieder ist sehr einfach und klappt reibungslos.

Brauchen Sie weniger/mehr Aufwand, um einen perfekten Plan zu erstellen?
Durch die sehr simplen und intuitiv gehaltenen Funktionen, Schichten zu erstellen und diese dann auch wöchentlich etc. zu kopieren, gelingt dies für mehrere Wochen / Monate sehr schnell.

Was hält Ihr Team von der Verwendung von TeamUltim für die Personaleinsatzplanung?
Von kleineren Problemen nach der Umstellung (Bedienung via Smartphone) abgesehen, bekomme ich nur positives Feedback.

Gibt es weitere Vorteile, die Sie über die Verwendung von TeamUltim erwähnen können?
Das Tool ist alles in allem recht schlank gehalten und ermöglicht es den Schicht-/Betriebsleitern sehr effizient die Schichten zu planen und zu besetzen. Gerade am PC ist die Bedienung sehr komfortabel und übersichtlich. Ein sehr großer Pluspunkt ist auch die Hilfe durch den Support. Hier wurde uns immer sehr schnell und kompetent geholfen.

Würden Sie anderen empfehlen, TeamUltim zu nutzen und warum?

Ich kann TeamUltim absolut empfehlen. Die Vorteile bei der Team- und Schichten-Planung / Verwaltung sind enorm. Besonders die Option als Mitarbeiter seine eigenen Schichten selbst einzutragen („Offene Schichten“) ist Gold wert. Dies spart massiv Zeit und der Schichtplaner/Schichtleiter kann sich darauf konzentrieren die Lücken zu besetzen. Dies sollte bei einem Unternehmen, dass, anders als wir, ausschließlich Angestellte beschäftigt, noch mehr zum Tragen kommen. Preislich ist TeamUltim auch im Vergleich zu großen Wettbewerbern sehr attraktiv, da dort meistens ein recht hoher Betrag pro Mitarbeiter pro Monat bezahlt werden musss.