HUS Kiosk

TeamUltim cas pratiques: HUS Kiosk

Secteur

Kiosque de l'école

Équipe

env. 70 employés

Comment planifiez-vous votre personnel avant TeamUltim ?

Auparavant, les équipes étaient planifiées de manière centralisée par un mini-jobber à l’aide d’Excel et communiquées par e-mail. Cela prenait beaucoup de temps, car il y avait toujours des adaptations/modifications.

Combien de temps était nécessaire pour établir un planning ?
Plusieurs heures / semaine (5-7h).

Quel était le confort de vos collaborateurs ?
Très peu, car le plan Excel était en fait déjà “obsolète” après son envoi et devait donc être envoyé plusieurs fois par semaine.

Dans quelle mesure votre équipe a-t-elle participé au processus de planification ?
Certains employés travaillaient toujours dans la même équipe, c’était donc facile, mais de nombreuses équipes étaient toujours renouvelées et nous avions beaucoup de “sauteurs” qui se présentaient plutôt à la dernière minute.
Cela représentait alors la majeure partie du travail, car le planificateur devait toujours le réintroduire.

Quels sont les défis que vous rencontrez lors de la planification des équipes ?
Le principal problème est que nous n’avons malheureusement plus que quelques équipes “fixes” par semaine, c’est-à-dire toujours occupées par les mêmes bénévoles/équipes. Nous avons besoin de 7 bénévoles par jour, dont 3-4 au maximum s’inscrivent régulièrement à l’avance. Le reste doit être occupé à court terme.

Dans quelle mesure vos processus internes ont-ils changé depuis le passage à TeamUltim ?

Avez-vous besoin de moins/plus de temps pour planifier les tâches ?
Beaucoup moins de temps… peut-être 1 heure par semaine, car la plupart des assistants s’inscrivent désormais eux-mêmes. La mise en place de nouveaux membres de l’équipe est également très simple et se déroule sans problème.

Est-ce que vous avez besoin de moins/plus d’efforts pour établir un plan parfait ?.
Grâce aux fonctions très simples et intuitives, il est très facile de créer des équipes et de les copier chaque semaine, etc. pour plusieurs semaines / mois.

Que pense votre équipe de l’utilisation de TeamUltim pour la planification du personnel ?
Mis à part quelques petits problèmes après le changement (utilisation via smartphone), je n’ai que des retours positifs.

Y a-t-il d’autres avantages que vous pouvez mentionner à propos de l’utilisation de TeamUltim ?
Dans l’ensemble, l’outil est assez simple et permet aux chefs d’équipe de planifier de manière très efficace. L’utilisation est très confortable et claire, surtout sur PC. L’aide apportée par le support est également un très bon point. Nous avons toujours été aidés très rapidement et de manière compétente.

Recommanderiez-vous TeamUltim à d’autres personnes et pourquoi ?

Je peux absolument recommander TeamUltim. Les avantages de la planification/gestion des équipes sont énormes. En particulier, l’option permettant aux employés de saisir eux-mêmes leurs propres équipes (“créneaux ouvertes") vaut son pesant d’or. Cela permet de gagner énormément de temps et le planificateur/chef d’équipe peut se concentrer sur l’occupation des postes vacants. Cela devrait être encore plus important pour une entreprise qui, contrairement à la nôtre, n’emploie que des salariés. En termes de prix, TeamUltim dispose également d’un tarif très attractif comparé aux grands concurrents, où il faut généralement payer un montant assez élevé par employé et par mois.

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