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Como programava o seu pessoal antes do TeamUltim?

No passado, os turnos eram planeados centralmente por um mini-trabalhador utilizando o Excel e comunicados por correio eletrónico. Isto consumia muito tempo, uma vez que havia sempre ajustamentos/alterações.

Quanto tempo foi necessário para criar um horário?
Vários horas por semana (5-7h).

Em que medida o processo de planeamento foi confortável para os seus empregados?
Não é muito confortável, uma vez que o plano Excel já estava “desatualizado” depois de ter sido enviado e, por isso, tinha de ser reenviado várias vezes por semana.

Qual foi o grau de envolvimento da sua equipa no processo de planeamento?
Havia membros do pessoal que trabalhavam sempre no mesmo turno, o que era fácil, mas muitos turnos eram sempre preenchidos de novo e tínhamos muitos “saltadores” que entravam em pouco tempo.
Isto constituía a maior parte do trabalho, uma vez que o planeador tinha sempre de voltar a trabalhar neste aspeto.

Com que desafios se depara ao planear os turnos?
O principal problema é que agora, infelizmente, só temos alguns turnos “fixos” por semana, ou seja, são sempre preenchidos pelos mesmos ajudantes/equipas. Precisamos de 7 voluntários por dia, dos quais no máximo 3-4 se inscrevem regularmente com antecedência. 3-4 inscrevem-se regularmente com antecedência. Os restantes têm de ser preenchidos a curto prazo.

Em que medida é que os seus processos internos mudaram desde que mudou para o TeamUltim?

Precisa de menos/mais tempo para planear as tarefas?
Muito menos tempo… talvez 1 hora por semana, uma vez que a maioria dos ajudantes já se inscreve por si própria. Além disso, a configuração de novos membros da equipa é muito fácil e funciona sem problemas.

Precisa de menos/mais esforço para criar um plano perfeito?
Graças às funções muito simples e intuitivas para criar turnos e depois copiá-los semanalmente, etc., isto pode ser feito muito rapidamente durante várias semanas / meses.

O que pensa a sua equipa sobre a utilização do TeamUltim para o agendamento do pessoal?
Para além de pequenos problemas após a mudança (agendamento via smartphone), só recebo feedback positivo.

Existem outras vantagens que possa mencionar relativamente à utilização do TeamUltim?
Em suma, a ferramenta é bastante simples e permite aos gestores de turnos planear e programar os turnos de forma muito eficiente. Especialmente no PC, a operação é muito confortável e clara. Um grande ponto positivo é também a ajuda prestada pela equipa de apoio. Fomos sempre ajudados de forma muito rápida e competente.

Recomendaria a outros que utilizassem o TeamUltim e porquê?

Recomendo vivamente o TeamUltim. As vantagens no planeamento/administração de equipas e turnos são enormes. Especialmente a opção de os colaboradores introduzirem os seus próprios turnos (“Turnos abertos”) vale o seu peso em ouro. Isto poupa muito tempo e o planeador de turnos/gestor de turnos pode concentrar-se em preencher as lacunas. Isto deve ser ainda mais importante numa empresa que, ao contrário de nós, apenas emprega pessoal remunerado. Em termos de preço, o TeamUltim é também muito atrativo em comparação com os grandes concorrentes, uma vez que estes têm normalmente de pagar um montante bastante elevado por empregado e por mês.