Den Hype zu reiten gehört zu den ältesten Marketing-Tricks. Mit den technologischen Fortschritten, die wir gefühlt täglich erleben, ist die aktuelle Welle natürlich: künstliche Intelligenz. Sie soll langweilige Aufgaben automatisieren, Zeit, Nerven und Geld sparen –- und dabei mindestens so gute Ergebnisse liefern wie der Mensch, den sie ersetzt.
Dar war was mit Chatbots... und Google Glasses?
Die Schichtplanung –- oder Dienstplanung, wenn man es im HR-Deutsch sagen möchte –- blieb von dieser Hype-Welle nicht verschont. Eigentlich liegt die Idee ja auf der Hand: Wozu noch jemanden bezahlen, der Dienstpläne schreibt, wenn eine KI das angeblich besser kann? Die Erwartungen sind entsprechend hoch. Klar, eine KI-Schichtplanung könnte doch theoretisch die Anforderungen an die Schichtabdeckung mit den Qualifikationen der Mitarbeitenden abgleichen, alles optimal verteilen und dabei auch noch Karen glücklich machen.
Leider – schlechte Nachrichten zuerst – ist das Ganze nicht so trivial, wie es klingt. Schon seit den 1950ern (!) ist das sogenannte Nurse Scheduling Problem ungelöst. Kurz gesagt: Es geht um harte (Schichtabdeckung, Ruhezeiten, Qualifikationen) und weiche (Paul arbeitet lieber mit Paulina, Nachtschichten sollen gerecht verteilt sein etc.) Constraints. Mathematisch lässt sich das Harte noch halbwegs lösen, aber die weichen Faktoren machen die Sache richtig kompliziert.
Aber ChatGPT!
Wer schon mal mit einer KI gearbeitet hat, weiß: Die Fragestellung entscheidet. Wenn man voreingenommene Fragen stellt, spuckt die KI voreingenommene Antworten aus -– und schwupps, man ist das Genie im Raum. Praktisch, wenn man eine Diskussion gewinnen will, weniger praktisch, wenn Karen sich wieder über ihre Schichten beschwert. Erklär ihr mal, warum sie immer Freitag- und Samstagabende arbeiten muss und ihr einziger freier Tag der Mittwoch ist. „Ach, der Kevin nutzt jetzt die neue KI-unterstützte Dienstplan-App und sie hat es so entschieden.“ Viel Spaß, Kevin, dabei Freundschaften im Team zu schließen. 1
Aber eine maßgeschneiderte KI!
Mal ehrlich: Kein SaaS-Unternehmen im Bereich Workforce Management (oder Dienstplanung!) wird Millionen investieren, um eine eigene KI zu trainieren, die Dienstpläne für Kevin schreibt. Das wäre kein Hype mehr, sondern ein teures Forschungsprojekt mit Hardware- und Personalkosten, die man gleich für viel interessantere Probleme einsetzen könnte. Wenn also eine App „KI“ auf die Fahne schreibt, heißt das meist: Entweder ChatGPT wird irgendwie drübergestülpt (bitte nicht) oder altbekannte Algorithmen werden einfach im neuen Buzzword-Gewand präsentiert.
Das Ganze klingt vielleicht so, als hätten wir einen schlechten Tag gehabt – aber so schlimm ist es mit KI eigentlich nicht. Natürlich können die neuen LLMs (Large Language Models) in anderen Bereichen sehr hilfreich sein: Sie gehen hervorragend mit Sprachen 2 und Übersetzungen um, sind für spätabendliche Gespräche über deine Ex erstaunlich geduldig und erledigen viele Filterfunktionen, die Programmierer ja schon immer so sehr geliebt haben, selbst zu schreiben. Aber die Schichtplanung ist (noch) nicht die Trumpfkarte der KI.
Also…
Für HR-Manager und Filialleiter bleibt also die Frage: Wie macht man Schichtplanung effizient, wenn KI (noch) keine echte Lösung ist?
Excel oder Google Sheets? Nicht mehr zeitgemäß.
Stift und Papier? Passt für Einkaufszettel.
WhatsApp? Perfekt für Katzenvideos, nicht für Dienstpläne.
Bleiben zwei echte Optionen: Zurufen –- oder eine spezialisierte Dienstplan-Software.
Die gute Nachricht - die spezialisierten Apps gibt’s wie Sand am Meer. Und obwohl wir kein Katalog für solche Apps sind, können wir trotzdem mit Zuversicht behaupten, auf welchen Funktionen man achten sollte, damit eine Dienstplan-App einen Schichtplan erstellt, bei dem Kevin eine Chance auf Freunde (und Freude) hat.
Einfache Bedienung ist der erste Punkt – klingt banal, ist es aber nicht. Jede B2B-Software hat eine Lernkurve, aber eine gute App sollte ihre Kernfunktionen ohne Reibung nutzbar machen. Kompliziertes UI ist 2025 unverzeihlich. TeamUltim zum Beispiel wird von Kunden seit Jahren für seine intuitive Oberfläche gelobt.
Zweitens sollte die App Flexibilität hinsichtlich der geschäftlichen Anforderungen bieten. Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht, Doppelschicht, offene Schichten, Prioritätsschichten –- eine App muss das alles abbilden können. Kevin braucht keine KI, aber sehr wohl die Möglichkeit, harte und weiche Constraints flexibel einzubauen. Die App soll die Prozesse abbilden können und nicht das Unternehmen dazu zwingen, die Prozesse zu ändern (obwohl in manchen Szenarien schließt eine das Andere nicht aus).Wenn die Software auch noch Schichtvorlagen anbietet (TeamUltim tut das), spart man sich zusätzlich Zeit.
Als nächstes kommt Compliance, ein schönes Fremdwort für „wir halten uns an die Gesetze und versuchen dabei sympathisch zu wirken“. Die meisten großen Apps reiten die Compliance-Welle immer noch. Wenn wir aber nicht über Tausende von Mitarbeitern in mehreren Produktionsstandorten in unterschiedlichen Zeitzonen sprechen, heißt Compliance eigentlich nichts Wildes. Realistisch gesehen heißt das für KMU: Warnungen bei Schichtüberlappungen, Pausen– und Ruhezeiten sowie maximale Schichtdauer. Alles andere ist Übertreibung. Gerade in Europa sind diese Vorgaben entscheidend -– deshalb sind Apps wie TeamUltim darauf ausgelegt, die lokalen Arbeitsgesetze einzuhalten.
Und zu guter Letzt soll die App mit den Bedürfnissen der Menschen umgehen können. Das Leben eines Erwachsenen erinnert stark an ein kontrolliertes Chaos (bei Kevin und Karen 3 ebenso) – Dienstpläne sind also nie statisch. Schichten müssen getauscht werden, Mitarbeitende fallen aus, jemand braucht spontan frei. Eine gute App sollte Abwesenheiten und Schichttausch abbilden – und das am besten mobil. 90 % der TeamUltim-Nutzer greifen per Smartphone zu.
Die Liste könnte viel länger sein, aber im Grunde reicht es schon, wenn die oben beschriebenen Funktionen dabei sind. Wenn die App noch die Arbeitszeit erfassen kann und halbwegs nutzbare Berichte erstellen kann (die man dann in Excel mit Lieblingsfarben in einen echten Bericht verwandelt), dann macht es Sinn so eine App zu testen. Wie zu erwarten, bietet TeamUltim beides an.
Also, wie war nochmal die Frage?
Kann KI heute eine Dienstplan-Software ersetzen?
Unsere Einschätzung: nein. Auf den ersten Blick wirkt es simpel, aber die Realität ist komplex. Selbst wenn irgendwo ein ausgefeilter Algorithmus existiert, wäre er für Unternehmen zwischen 50 und 200 Mitarbeitenden unbezahlbar. Deshalb bleibt es dabei: Wer effizient planen will, kommt um spezialisierte Schichtplan-Apps nicht herum.
Und ja – TeamUltim bietet eine kostenlose 30-Tage-Testphase ohne Haken.
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Immerhin sparst du Kevin eine Stunde Planungsarbeit –- die kann er dann ja gleich nutzen, um neue Freunde zu suchen. ↩︎
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Dieser Artikel wurde von einem Menschen geschrieben und von einer KI Korrektur gelesen und illustriert. ↩︎
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Wir haben übrigens nichts gegen Kevins oder Karens. Die, die wir kennen, sind tolle Menschen. Schuld ist nur das Internet. ↩︎
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