Die Personalplanung im Einzelhandel ist eine tägliche Herausforderung: Schwankende Kundenfrequenz, Ausfälle im Team, saisonale Spitzen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben machen die Dienstplanung komplex. Doch viele Einzelhandelsunternehmen wiederholen dieselben Planungsfehler – mit teuren Folgen.
In diesem Artikel beleuchten wir fünf typische Fehler und zeigen, wie Sie diese vermeiden können.
1. Zu starre Dienstpläne ohne Flexibilität
Ein häufiger Fehler ist ein Dienstplan, der keine kurzfristigen Änderungen zulässt. Gerade im Einzelhandel kommt es oft zu Krankmeldungen oder plötzlichen Nachfragespitzen. Wer dann keine flexiblen Strukturen hat, steht schnell vor Unterbesetzungen.
„Ich musste am Wochenende selbst einspringen, weil wir niemanden mehr finden konnten.“
– Filialleiterin eines Modegeschäfts
Tipp: Nutzen Sie ein digitales Planungstool, das Mitarbeitende direkt über offene Schichten informiert und freiwillige Übernahmen ermöglicht.
2. Fehlende Übersicht bei mehreren Standorten
Bei Filialketten ist es besonders problematisch, wenn die Personalplanung pro Filiale isoliert erfolgt. Ohne zentrale Übersicht kommt es zu:
- Doppelbuchungen bei Mitarbeitenden, die standortübergreifend arbeiten
- Ungleichmäßiger Auslastung zwischen den Filialen
- Verzögerungen bei der Reaktion auf Personalengpässe
Fallbeispiel: Eine Einzelhandelskette mit fünf Standorten stellte nach Einführung einer zentralen Software fest, dass regelmäßig Mitarbeitende doppelt eingeplant waren. Die Software half, diese Konflikte automatisch zu erkennen und zu verhindern.
3. Keine Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben
Viele Planer vergessen, gesetzliche Regelungen wie das Arbeitszeitgesetz aktiv zu prüfen. Excel-Tabellen bieten hier keinen Schutz. Die Folge:
- Unzureichende Ruhezeiten zwischen Schichten
- Überschreitung der maximalen Wochenarbeitszeit
- Risiken von Bußgeldern bei Prüfungen
Mythos vs. Fakt
Mythos: „Wir merken schon rechtzeitig, wenn jemand zu viele Stunden macht.“
Fakt: Ohne automatisierte Prüfungen bleiben Verstöße oft unbemerkt – bis es zu spät ist.
4. Kommunikation nur über Aushänge oder Messenger-Apps
Viele Einzelhändler informieren ihr Team immer noch über gedruckte Pläne oder private Messenger-Gruppen. Das führt zu Missverständnissen, verpassten Änderungen und Unzufriedenheit.
Problem: Mitarbeitende erfahren zu spät von Änderungen → kurzfristige Absagen → zusätzlicher Stress für das Management.
Besser: Eine Plattform mit mobiler App informiert alle Mitarbeitenden in Echtzeit und erlaubt direkte Rückmeldungen oder Tausch-Anfragen.
5. Keine Auswertung der Planungsdaten
Oft fehlt die Auswertung: Wie viele Überstunden fallen an? Wo gibt es regelmäßig Unterbesetzung? Wer springt besonders oft ein? Ohne Daten bleiben Verbesserungspotenziale unsichtbar.
„Seit wir regelmäßige Reports haben, sehen wir endlich, warum eine Filiale immer mehr Überstunden macht.“
– Regionalmanager eines Supermarktes.
Digitale Tools liefern Auswertungen nach Standort, Rolle und Mitarbeitendem – die Grundlage für bessere Entscheidungen.
Fazit: Fehler erkennen – Kosten sparen
Viele Planungsfehler entstehen nicht aus Unwissen, sondern weil die richtigen Werkzeuge fehlen. Eine spezialisierte Dienstplan Software für den Einzelhandel hilft, diese typischen Fallen zu umgehen und schafft die Basis für eine faire, flexible und effiziente Personalplanung.
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