Wie ein Hotelbetrieb mit TeamUltim den Dienstplan digitalisiert hat
Seit knapp drei Jahren setzt ein familiengeführtes Hotel im Westen Deutschlands auf TeamUltim für die Schichtplanung und Zeiterfassung. Ursprünglich war das Tool während der Pandemie im Einsatz, um den Personaleinsatz in einem temporären Testzentrum zu koordinieren. Die Vorteile überzeugten so sehr, dass TeamUltim im Anschluss dauerhaft im Hotelbetrieb eingeführt wurde.
Vom Papier zur App
Vor TeamUltim lief im Hotelbetrieb alles klassisch: Dienstpläne in Excel, Arbeitszeiten auf Papier. Als kurzfristig ein Testzentrum eingerichtet wurde, stieg der organisatorische Aufwand schlagartig. Das war der Moment, in dem eine digitale Lösung nötig wurde – schnell und flexibel.
„Ich bin damals über die kostenlose Einstiegsversion auf euch gestoßen. Das war entscheidend, um es einfach mal zu testen“, erinnert sich der Betreiber. TeamUltim erwies sich als übersichtlich, schnell einsatzbereit und – mit dem später hinzugekommenen Zeiterfassungsmodul – auch langfristig als passende Lösung für das Hotel.
Effizienter Planen mit monatlichem Überblick
Heute wird TeamUltim aktiv für die Dienstplanung im Hotel genutzt. Die Mitarbeitenden checken ihre Schichten über das eigene Smartphone ein und aus – ganz ohne fest installierte Terminals oder zusätzliche Geräte. Für den Betreiber selbst bietet das Tool eine erhebliche Zeitersparnis:
„Wir haben früher Wochenpläne in Excel erstellt. Heute plane ich direkt für den ganzen Monat – das geht mit TeamUltim einfach deutlich schneller.“
Die Übersichtlichkeit des Tools wurde im Gespräch mehrfach hervorgehoben. Änderungen an Schichten sind schnell erledigt, Mitarbeitende erhalten automatisch Benachrichtigungen, sobald ein neuer Plan veröffentlicht oder angepasst wurde. Auch spontane Umbesetzungen sind problemlos möglich – in wenigen Klicks ist eine Schicht auf eine andere Person übertragen.
Zeiterfassung, die mitdenkt
Die integrierte Zeiterfassung spielt eine wichtige Rolle: Sie ersetzt vollständig die frühere handschriftliche Erfassung. Die Mitarbeitenden nutzen dafür ausschließlich ihre Smartphones. Die Flexibilität war hier ein klarer Pluspunkt gegenüber anderen getesteten Systemen, bei denen stationäre Geräte notwendig gewesen wären.
Der Betreiber betont, dass das digitale System gerade bei kleinen Teams auf gegenseitigem Vertrauen basiert. Die unkomplizierte Handhabung und die direkte Rückmeldung über erfolgreiches Ein- und Ausstempeln machen den Prozess alltagstauglich und transparent.
Mehrwert für Mitarbeitende und Führung
Neben der eigentlichen Planung bietet TeamUltim auch klare Vorteile im Umgang mit dem Team: Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf ihren Dienstplan, erhalten Benachrichtigungen zu Änderungen und können ihre Zeiten digital erfassen. Für die Führungskraft reduziert sich der organisatorische Aufwand spürbar – keine Excel-Tabellen, kein händisches Verteilen von Plänen, keine Nachfragen, ob jemand „dran gedacht“ hat.
„Der größte Unterschied ist tatsächlich die Übersicht. Sowohl ich als Planer als auch meine Mitarbeitenden wissen jederzeit, wer wann wie eingeplant ist. Und wenn sich etwas ändert, bekommt man direkt Bescheid.“
Fazit
Was als pragmatische Lösung während der Corona-Zeit begann, ist heute ein fester Bestandteil im Hotelbetrieb. Die Umstellung auf TeamUltim hat nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Kommunikation im Team verbessert. Dienstpläne sind transparenter, Zeiterfassung ist digitalisiert, und die Abläufe insgesamt professioneller strukturiert – ohne komplizierte Implementierung, ohne zusätzliche Hardware. Für kleine Unternehmen, die eine einfache, durchdachte und bezahlbare Lösung für ihre Personaleinsatzplanung suchen, ist TeamUltim genau das richtige Werkzeug.
